Oficina

ERP para oficinas mecânicas

Manual de Operação

4Sure

1. Introdução

Este manual descreve a operação do ERP Oficina, sistema de gestão para oficinas mecânicas desenvolvido pela 4Sure. Cada tela do sistema é documentada em uma seção própria, com a finalidade da tela, o caminho de acesso, uma figura ilustrativa, a relação de botões e comandos, e a descrição dos campos e dos dados envolvidos (o que representam e onde são utilizados).

1.1 Convenções

• Os nomes de menus e botões aparecem exatamente como no sistema.

• Nas figuras, dados sensíveis (valores, nomes, versões) aparecem borrados por privacidade; rótulos, cabeçalhos e botões são preservados.

• As tabelas de “Campos e dados” indicam a que informação cada campo corresponde e em que tabela/rotina do sistema ela é usada.

1.2 Tecnologia

O sistema é uma aplicação desktop Windows (WinForms, .NET) com banco de dados MySQL. A emissão de documentos fiscais (NF-e, NFC-e e NFS-e) é feita pela API ACBr ou pelo ACBrMonitorPLUS, conforme configurado nos Dados da Empresa. Pagamentos por cartão podem usar TEF integrado.

2. Acesso e tela principal

2.1 Identificação (login)

Finalidade: Autentica o operador no sistema. Sem login válido o sistema não abre.

Como abrir: É a primeira tela exibida ao iniciar o programa.

Figura 1 — Tela de identificação (login)

Operação:

Digite o usuário (já vem preenchido com o usuário do Windows) e a senha e acione Entrar (ou tecle Enter em cada campo para avançar). Em caso de erro, repita; após 3 tentativas o programa fecha.

Comportamento: Enter no campo Usuário salta para Senha; Enter na Senha foca o botão Entrar. Após 3 tentativas inválidas o programa é encerrado. O nível de acesso do usuário autenticado passa a reger todas as permissões (ver Liberação de acesso e Restrições de acesso).

A cada login o sistema verifica pela web a licença do aplicativo (configurada em Administrador → Configuração de Conexão), vinculada à máquina na primeira ativação; sem conexão para verificar, a última verificação vale por 30 dias. No login também é checada a existência de atualização do aplicativo, oferecendo-a quando disponível.

Botões e comandos:

Campos e dados:

Navegação: Ao autenticar, abre a Tela Principal.

2.2 Tela principal

Finalidade: Janela mãe do sistema (MDI). Dá acesso a todos os módulos pela barra de menus e mantém as demais telas abertas dentro dela.

Como abrir: Exibida logo após o login.

Figura 2 — Tela principal do sistema

Operação:

Escolha um módulo na barra de menus. As telas abertas ficam contidas nesta janela; várias podem ficar abertas ao mesmo tempo. Fechar a tela principal encerra o sistema.

A barra de menus reúne os módulos: Cadastros, Lançamentos, Relatórios, Administrador, Muda senha, Controle de NFe/NFCe, Sobre e Sair.

Navegação: Ponto de partida para todos os módulos.

Cada submenu (Cadastros, Lançamentos, Relatórios, Administrador e Controle de NFe/NFCe) é apresentado no início do capítulo correspondente, com a figura do menu aberto seguida da documentação de cada tela. Muda senha e Sobre são itens diretos, documentados abaixo; Sair encerra o sistema.

2.3 Muda senha

Finalidade: Permite ao operador logado trocar a própria senha.

Como abrir: Menu Muda senha, na barra da tela principal.

Figura 3 — Tela Muda Senha

Operação:

Informe a senha antiga, digite a nova senha e repita-a na confirmação; quando as duas baterem o indicador fica verde. Acione Confirmar para gravar.

Um indicador colorido ao lado dos campos fica verde quando “Nova Senha” e “Confirma nova senha” coincidem, e vermelho quando divergem.

Botões e comandos:

Campos e dados:

2.4 Liberação de acesso

Finalidade: Quando o operador não tem permissão para uma operação, esta tela permite que outro usuário autorizado libere a ação pontualmente, informando usuário e senha.

Como abrir: Aberta automaticamente pelo sistema ao tentar uma operação restrita, após confirmação de que o operador não tem permissão.

Figura 4 — Tela de liberação de acesso

Operação:

Um usuário com permissão informa seu login e senha e aciona Liberar; a operação restrita prossegue apenas para aquela ação. Cancelar aborta.

A liberação é específica da rotina solicitada (ex.: editar OS encerrada, alterar descontos). Após 3 tentativas inválidas a solicitação é cancelada.

Botões e comandos:

Campos e dados:

Navegação: Retorna à operação que a disparou, liberando-a ou cancelando-a.

2.5 Sobre

Finalidade: Exibe informações da aplicação: versão instalada, licenciado e direitos autorais.

Como abrir: Menu Sobre, na barra da tela principal.

Figura 5 — Tela Sobre

Botões e comandos:

Campos e dados:

3. Cadastros

O menu Cadastros reúne as tabelas de apoio do sistema — clientes, veículos, peças, serviços, mecânicos e demais dados usados nos lançamentos. Todas as telas deste capítulo seguem um mesmo padrão de operação, descrito a seguir.

Figura 6 — Menu Cadastros aberto

3.1 Padrão das telas de cadastro

As telas de cadastro têm duas abas: Tabela, com a lista dos registros e a busca; e Detalhes, com os campos do registro selecionado. Alguns cadastros têm abas adicionais (indicadas na seção respectiva).

Barra de botões (comum a todas as telas de cadastro):

Operação: na aba Tabela, digite parte do texto e use Buscar para localizar; clique nos cabeçalhos para ordenar; dê duplo clique num registro para vê-lo em Detalhes. Para incluir, use Novo, preencha e Salve; para alterar, use Editar. Campos com duplo clique abrem uma consulta auxiliar (ex.: código de modelo, cidade, tipo de mão de obra).

3.2 Grupos de peças

Finalidade: Classifica as peças/materiais em grupos, usados em relatórios e no controle de estoque.

Tabela no banco: grupo — chave: Código do grupo

Figura 7 — Grupos — aba Tabela

Figura 8 — Grupos — aba Detalhes

Operação: Segue o padrão de cadastros (ver 3.1): busque/ordene na aba Tabela, dê duplo clique para abrir em Detalhes; use Novo/Editar para preencher e Salvar para gravar; Excluir remove o registro corrente.

Campos e dados:

3.3 Modelos de veículos

Finalidade: Cadastra os modelos de veículos usados no cadastro de carros.

Tabela no banco: modelo — chave: Código do modelo

Figura 9 — Modelos — aba Tabela

Figura 10 — Modelos — aba Detalhes

Operação: Segue o padrão de cadastros (ver 3.1): busque/ordene na aba Tabela, dê duplo clique para abrir em Detalhes; use Novo/Editar para preencher e Salvar para gravar; Excluir remove o registro corrente.

Campos e dados:

3.4 Carros (veículos)

Finalidade: Cadastro dos veículos dos clientes, vinculados às Ordens de Serviço.

Tabela no banco: carro — chave: Placa

Figura 11 — Carros — aba Tabela

Figura 12 — Carros — aba Detalhes

Operação: Padrão de cadastros (3.1). A Placa é a chave e fica bloqueada em edição. A exclusão é impedida se a placa estiver em uso em alguma OS.

Campos e dados:

3.5 Clientes

Finalidade: Cadastro de clientes (pessoas físicas e jurídicas), base das OS, orçamentos, vendas e financeiro.

Tabela no banco: cliente — chave: Código do cliente

Operação: Padrão de cadastros (3.1). Possui aba adicional Reforma Tributária com dados fiscais do cliente. Segue o mesmo layout das demais telas (ver figuras de Carros/Fornecedores).

Campos e dados:

3.6 Fornecedores

Finalidade: Cadastro de fornecedores, usado nas compras e no contas a pagar.

Tabela no banco: fornec — chave: Código do fornecedor

Figura 13 — Fornecedores — aba Tabela

Figura 14 — Fornecedores — aba Detalhes

Operação: Segue o padrão de cadastros (ver 3.1): busque/ordene na aba Tabela, dê duplo clique para abrir em Detalhes; use Novo/Editar para preencher e Salvar para gravar; Excluir remove o registro corrente.

Campos e dados:

3.7 Peças / materiais

Finalidade: Cadastro de peças e materiais, base do estoque e dos lançamentos de peças.

Tabela no banco: material — chave: Código da peça

Figura 15 — Peças — aba Tabela

Figura 16 — Peças — aba Detalhes

Operação: Segue o padrão de cadastros (ver 3.1): busque/ordene na aba Tabela, dê duplo clique para abrir em Detalhes; use Novo/Editar para preencher e Salvar para gravar; Excluir remove o registro corrente.

Campos e dados:

3.8 Serviços (mão de obra)

Finalidade: Cadastro dos serviços/itens de mão de obra usados nas OS e orçamentos.

Tabela no banco: cadtemp — chave: Código do serviço

Figura 17 — Serviços — aba Tabela

Figura 18 — Serviços — aba Detalhes

Operação: Segue o padrão de cadastros (ver 3.1): busque/ordene na aba Tabela, dê duplo clique para abrir em Detalhes; use Novo/Editar para preencher e Salvar para gravar; Excluir remove o registro corrente.

Campos e dados:

3.9 Tipos de serviço (tipos de MO)

Finalidade: Classifica os serviços por tipo de mão de obra.

Tabela no banco: cadtipomo — chave: Código do tipo

Figura 19 — Tipos de serviço — aba Tabela

Figura 20 — Tipos de serviço — aba Detalhes

Operação: Segue o padrão de cadastros (ver 3.1): busque/ordene na aba Tabela, dê duplo clique para abrir em Detalhes; use Novo/Editar para preencher e Salvar para gravar; Excluir remove o registro corrente.

Campos e dados:

3.10 Pacotes de serviços

Finalidade: Monta pacotes que combinam serviços (mão de obra) e peças, aplicáveis de uma vez em OS/orçamentos.

Tabela no banco: pctserv — chave: Código do pacote

Figura 21 — Pacotes — aba Tabela

Figura 22 — Pacotes — aba Detalhes

Figura 23 — Pacotes — aba Serviços

Figura 24 — Pacotes — aba Peças

Operação: Padrão de cadastros (3.1), com abas adicionais Serviços e Peças para compor o pacote.

Campos e dados:

3.11 Especialidades

Finalidade: Cadastra especialidades (de mecânicos/serviços), com limite associado.

Tabela no banco: especialidade — chave: Código

Figura 25 — Especialidades — aba Tabela

Figura 26 — Especialidades — aba Detalhes

Operação: Segue o padrão de cadastros (ver 3.1): busque/ordene na aba Tabela, dê duplo clique para abrir em Detalhes; use Novo/Editar para preencher e Salvar para gravar; Excluir remove o registro corrente.

Campos e dados:

3.12 Mecânicos

Finalidade: Cadastro dos mecânicos, usados na apropriação de mão de obra das OS.

Tabela no banco: mecanicos — chave: Código do mecânico

Figura 27 — Mecânicos — aba Tabela

Figura 28 — Mecânicos — aba Detalhes

Operação: Segue o padrão de cadastros (ver 3.1): busque/ordene na aba Tabela, dê duplo clique para abrir em Detalhes; use Novo/Editar para preencher e Salvar para gravar; Excluir remove o registro corrente.

Campos e dados:

3.13 Motivos de não aprovação de orçamento

Finalidade: Lista os motivos pelos quais um orçamento não é aprovado, usados em relatórios.

Tabela no banco: codnaoaprov — chave: Código

Figura 29 — Motivos — aba Tabela

Figura 30 — Motivos — aba Detalhes

Operação: Segue o padrão de cadastros (ver 3.1): busque/ordene na aba Tabela, dê duplo clique para abrir em Detalhes; use Novo/Editar para preencher e Salvar para gravar; Excluir remove o registro corrente.

Campos e dados:

3.14 Seguradoras

Finalidade: Cadastro de seguradoras, vinculadas a OS de sinistro.

Tabela no banco: seguradoras — chave: Código

Figura 31 — Seguradoras — aba Tabela

Figura 32 — Seguradoras — aba Detalhes

Operação: Segue o padrão de cadastros (ver 3.1): busque/ordene na aba Tabela, dê duplo clique para abrir em Detalhes; use Novo/Editar para preencher e Salvar para gravar; Excluir remove o registro corrente.

Campos e dados:

3.15 Centros de custo de OS

Finalidade: Centros de custo aplicados às Ordens de Serviço.

Tabela no banco: ccusto — chave: Código

Figura 33 — C. Custo OS — aba Tabela

Figura 34 — C. Custo OS — aba Detalhes

Operação: Segue o padrão de cadastros (ver 3.1): busque/ordene na aba Tabela, dê duplo clique para abrir em Detalhes; use Novo/Editar para preencher e Salvar para gravar; Excluir remove o registro corrente.

Campos e dados:

3.16 Centros de custo de compras

Finalidade: Centros de custo aplicados às compras e ao contas a pagar.

Tabela no banco: cc_compras — chave: Código CC

Figura 35 — C. Custo Compras — aba Tabela

Figura 36 — C. Custo Compras — aba Detalhes

Operação: Segue o padrão de cadastros (ver 3.1): busque/ordene na aba Tabela, dê duplo clique para abrir em Detalhes; use Novo/Editar para preencher e Salvar para gravar; Excluir remove o registro corrente.

Campos e dados:

3.17 CFOP

Finalidade: Códigos Fiscais de Operações e Prestações, usados na emissão de documentos fiscais.

Tabela no banco: cfop — chave: CFOP

Figura 37 — CFOP — aba Tabela

Figura 38 — CFOP — aba Detalhes

Operação: Segue o padrão de cadastros (ver 3.1): busque/ordene na aba Tabela, dê duplo clique para abrir em Detalhes; use Novo/Editar para preencher e Salvar para gravar; Excluir remove o registro corrente.

Campos e dados:

3.18 Situação tributária

Finalidade: Cadastro de situações tributárias (CST/CSOSN) usadas na emissão fiscal.

Tabela no banco: sittrib — chave: Código

Figura 39 — Situação tributária — aba Tabela

Figura 40 — Situação tributária — aba Detalhes

Operação: Segue o padrão de cadastros (ver 3.1): busque/ordene na aba Tabela, dê duplo clique para abrir em Detalhes; use Novo/Editar para preencher e Salvar para gravar; Excluir remove o registro corrente.

Campos e dados:

3.19 Códigos de indicação de clientes

Finalidade: Como o cliente chegou à oficina (indicação), com comissão associada; usado em relatórios de marketing.

Tabela no banco: indicacao_os — chave: Código

Figura 41 — Cód. indicação — aba Tabela

Figura 42 — Cód. indicação — aba Detalhes

Operação: Segue o padrão de cadastros (ver 3.1): busque/ordene na aba Tabela, dê duplo clique para abrir em Detalhes; use Novo/Editar para preencher e Salvar para gravar; Excluir remove o registro corrente.

Campos e dados:

3.20 Contas (plano de contas)

Finalidade: Contas usadas na classificação de lançamentos financeiros (caixa, contas a pagar/receber).

Tabela no banco: cadcontas — chave: Código da conta

Figura 43 — Contas — aba Tabela

Figura 44 — Contas — aba Detalhes

Operação: Segue o padrão de cadastros (ver 3.1): busque/ordene na aba Tabela, dê duplo clique para abrir em Detalhes; use Novo/Editar para preencher e Salvar para gravar; Excluir remove o registro corrente.

Campos e dados:

3.21 Tipos de pagamento / recebimento

Finalidade: Formas de pagamento e recebimento, com regras de baixa e vínculo a caixa/contas.

Tabela no banco: tipopg — chave: Código/Descrição

Figura 45 — Tipos de pagamento — aba Tabela

Figura 46 — Tipos de pagamento — aba Detalhes

Operação: Padrão de cadastros (3.1). As opções de comportamento (baixa automática, caixa, contas a receber, mostra NF, OS/Venda) são escolhidas em listas na aba Detalhes.

Campos e dados:

3.22 Códigos de serviço (NFS-e)

Finalidade: Códigos municipais de serviço para emissão de NFS-e, com alíquotas.

Tabela no banco: codservicos — chave: Código/Item

Figura 47 — Cód. serviço NFS-e — aba Tabela

Figura 48 — Cód. serviço NFS-e — aba Detalhes

Operação: Segue o padrão de cadastros (ver 3.1): busque/ordene na aba Tabela, dê duplo clique para abrir em Detalhes; use Novo/Editar para preencher e Salvar para gravar; Excluir remove o registro corrente.

Campos e dados:

4. Lançamentos

O menu Lançamentos concentra as operações do dia a dia: Ordens de Serviço, orçamentos, vendas avulsas, devoluções, compras, agendamento, requisições ao almoxarifado e o financeiro (contas a pagar/receber, caixa). As telas maiores usam abas; o comportamento comum é descrito a seguir.

Figura 49 — Menu Lançamentos aberto

4.1 Padrão das telas de lançamento

As telas de lançamento seguem a mesma lógica de abas dos cadastros: uma aba Tabela lista e filtra os documentos; uma aba Detalhes traz o cabeçalho do documento selecionado; e há abas específicas para os itens (Peças, Serviços, Recebimentos etc.).

Navegação por aba ativa — importante:

A barra de botões (navegar, Novo, Editar, Salvar, Excluir, Buscar) atua sempre sobre a ABA ATIVA e o registro corrente. Assim, na aba Peças esses botões incluem/alteram/excluem uma peça do documento; na aba Serviços, um serviço; na aba Recebimentos, um recebimento; e na aba Detalhes, o próprio documento. Ao trocar de aba, a mesma barra passa a operar sobre os itens daquela aba. Esta regra vale para todas as telas de lançamento com abas.

4.2 Ordens de Serviço (OS)

Finalidade: Registra e controla as Ordens de Serviço: veículo, cliente, mão de obra, peças, recebimentos e emissão de documentos fiscais. É a tela central da operação da oficina.

Como abrir: Menu Lançamentos → Ordens de Serviço.

Abas e dados

Figura 50 — OS — aba Tabela (lista de OS; filtro Encerradas)

Aba Tabela: lista as OS com busca e ordenação. O filtro Encerradas alterna entre exibir ou não as OS já encerradas.

Figura 51 — OS — aba Detalhes (cabeçalho da OS)

Figura 52 — OS — aba Peças

Aba Peças: peças/materiais aplicados na OS (tabela ospecas) — código, descrição, quantidade, valor unitário, desconto e total; baixa o estoque. Botão Importa Peças traz peças de um pacote de serviços.

Figura 53 — OS — aba Serviços

Aba Serviços: mão de obra da OS (tabela osserv) — serviço, mecânico, quantidade/horas, valor e desconto. Botão Importa MO traz serviços de um pacote.

Figura 54 — OS — aba Recebimentos

Aba Recebimentos: pagamentos do cliente (tabela creceb) — forma de pagamento, valor e data. Em OS encerrada, esta é a única aba que permanece editável para quem não tem permissão de editar OS encerrada.

Botões e comandos

Operação: Crie a OS (Novo na aba Detalhes), informe veículo e cliente (use Verifica Carro/Cliente), e Salve. Lance a mão de obra na aba Serviços e as peças na aba Peças (lembrando que a barra opera na aba ativa — 4.1). Registre pagamentos na aba Recebimentos. Use Descontos para abatimentos globais, Obs./Solicitação para anotações, e Resumo/Emitir OS para imprimir. A emissão fiscal (NF-e/NFC-e de peças e NFS-e de serviços) é feita pelos botões Emitir. Ao encerrar a OS, apenas recebimentos podem ser lançados; editar uma OS encerrada exige a permissão específica (senão o sistema solicita liberação de acesso).

4.3 Observações da OS

Finalidade: Registra observações internas da OS (texto livre), gravadas no cabeçalho da OS.

Como abrir: Botão Obs. na tela de Ordens de Serviço.

Figura 55 — Observações da OS

Operação: Abre um diálogo com uma área de texto; o título mostra o número da OS. Digite as observações e use Salvar para gravar, ou Cancela para descartar.

4.4 Solicitação do cliente (OS)

Finalidade: Registra o que o cliente solicitou (relato de entrada do veículo), vinculado à OS.

Como abrir: Botão Solicitação na tela de Ordens de Serviço.

Figura 56 — Solicitação do cliente (OS)

Operação: Diálogo com área de texto e título com o número da OS: digite a solicitação e use Salvar. A mesma tela é usada em modo somente-leitura para consulta.

4.5 Resumo da OS — opções

Finalidade: Escolhe o formato/conteúdo do resumo da OS a ser impresso.

Como abrir: Botão Resumo O.S. na tela de Ordens de Serviço.

Operação: Selecione a opção de resumo desejada e confirme para gerar a impressão.

4.6 Seleção do tipo de NF / Ação fiscal

Finalidade: Ao emitir documento fiscal pela OS, define o tipo de nota (NF-e modelo 55 ou NFC-e modelo 65) e a ação a executar.

Como abrir: Automaticamente, a partir dos botões Emitir NF-e/NFS-e da OS.

Operação: Escolha o tipo de documento e confirme; o sistema segue para a emissão. Para NFS-e há a seleção específica do serviço/código municipal.

4.7 Cliente e veículo a partir da OS

Finalidade: Telas auxiliares para localizar/incluir o cliente (por CNPJ/CPF) e o veículo (por Placa) diretamente do fluxo da OS.

Como abrir: Botões Verifica Cliente e Verifica Carro na OS.

Operação: Informe o documento ou a placa; se existir, os dados são trazidos para a OS; se não, é possível incluí-los. Alimentam os cadastros de Clientes e Carros.

4.8 Orçamentos

Finalidade: Elabora orçamentos de serviços e peças para o cliente aprovar. Um orçamento aprovado pode originar uma Ordem de Serviço.

Como abrir: Menu Lançamentos → Orçamentos.

Abas e dados

Figura 57 — Orçamentos — aba Tabela

Aba Tabela: lista os orçamentos com busca/ordenação (tabela orcamento).

Figura 58 — Orçamentos — aba Detalhes

Figura 59 — Orçamentos — aba Peças

Aba Peças: peças previstas (tabela orcpecas) — descrição, quantidade, valor, desconto, garantia.

Figura 60 — Orçamentos — aba Serviços

Aba Serviços: mão de obra prevista (tabela orcserv).

Operação: A barra opera sobre a aba ativa (ver 4.1). Monte o orçamento na aba Detalhes, acrescente peças e serviços nas abas respectivas, e imprima para o cliente. Registre a aprovação/não aprovação (com o motivo). A partir de um orçamento aprovado é possível gerar a OS. Botões Obs. e Solicitação registram anotações e o pedido do cliente, como na OS.

4.9 Observações e solicitação do orçamento

Finalidade: Registra as observações internas e a solicitação do cliente vinculadas ao orçamento (equivalentes às da OS).

Como abrir: Botões Obs. e Solicitação na tela de Orçamentos.

Figura 61 — Observações do orçamento

Figura 62 — Solicitação do cliente (orçamento)

Operação: Cada botão abre um diálogo com área de texto (o título mostra o número do orçamento): digite o conteúdo e use Salvar.

4.10 Impressão do orçamento

Finalidade: Gera a impressão do orçamento (e da mão de obra) para entrega/aprovação do cliente.

Como abrir: Botão de impressão na tela de Orçamentos.

Operação: Confirme as opções de impressão para gerar o documento do orçamento.

4.11 Vendas avulsas

Finalidade: Registra vendas de peças/serviços fora de uma OS (balcão), com emissão fiscal (NF-e/NFC-e/NFS-e) e recebimento.

Como abrir: Menu Lançamentos → Vendas Avulsas.

Abas e dados

Figura 63 — Vendas — aba Tabela

Figura 64 — Vendas — aba Detalhes

Figura 65 — Vendas — aba Peças

Aba Peças: itens vendidos (tabela matvend), com baixa de estoque.

Figura 66 — Vendas — aba Recebimentos

Aba Recebimentos: formas de pagamento e valores (tabela creceb; tipos de pagamento). Pagamentos com cartão podem usar TEF.

Operação: A barra opera sobre a aba ativa (ver 4.1). Lance os itens na aba Peças, os recebimentos na aba Recebimentos e emita o documento fiscal apropriado (NF-e modelo 55, NFC-e modelo 65 ou NFS-e). Descontos são aplicados por item ou globalmente, conforme permissão.

4.12 Devoluções

Finalidade: Registra devoluções de mercadorias/peças a fornecedores (e outras emissões de saída), com o respectivo documento fiscal.

Como abrir: Menu Lançamentos → Devoluções.

Abas e dados

Figura 67 — Devoluções — aba Tabela

Figura 68 — Devoluções — aba Detalhes

Figura 69 — Devoluções — aba Peças/Mercadorias

Aba Peças/Mercadorias: itens devolvidos (tabela matdev), com efeito no estoque.

Operação: A barra opera sobre a aba ativa (ver 4.1). Informe o fornecedor na aba Detalhes, os itens na aba Peças/Mercadorias e emita o documento fiscal de devolução.

4.13 Compras

Finalidade: Registra as compras de peças/materiais, atualizando estoque e gerando contas a pagar.

Como abrir: Menu Lançamentos → Compras.

Abas e dados

Figura 70 — Compras — aba Tabela

Figura 71 — Compras — aba Detalhes

Figura 72 — Compras — aba Peças

Aba Peças: itens comprados (tabela matcompras), que entram no estoque e atualizam o custo.

Figura 73 — Compras — aba Pagamentos

Aba Pagamentos: parcelas/títulos gerados em contas a pagar (tabela cpagar), com vencimentos e valores.

Operação: A barra opera sobre a aba ativa (ver 4.1). Informe fornecedor e dados fiscais na aba Detalhes, os itens na aba Peças e as condições na aba Pagamentos (geram contas a pagar). Também é possível importar a nota — ver 4.14.

4.14 Importação de NF de compra (XML)

Finalidade: Importa o XML da NF-e de compra do fornecedor, criando a compra e atualizando peças/estoque automaticamente.

Como abrir: Menu Lançamentos → Importa NF de Compra (ou botão de importação em Compras).

Figura 74 — Importação de NF de compra

Operação: Selecione o arquivo XML; o sistema lê fornecedor e itens, permite conferir/vincular as peças ao cadastro e grava a compra (tabelas compras e material).

4.15 Sincronização de DF-e (Distribuição)

Finalidade: Baixa da Receita as NF-e emitidas contra o CNPJ da empresa (Distribuição DF-e), uma a uma, para importar como compra.

Como abrir: Menu Lançamentos → Sincronizar DF-e.

Figura 75 — Sincronização de DF-e

Operação: Escolha o certificado e o ambiente (Produção/Homologação) e use Buscar notas novas; a lista mostra as notas obtidas por NSU. Selecione uma nota e use Baixar e importar, que faz a manifestação (ciência), consulta a nota completa e segue para a importação (4.14). O último NSU processado é guardado para a próxima busca.

4.16 Agendamento

Finalidade: Agenda o atendimento de veículos (data/hora), por especialidade, servindo de base ao planejamento da oficina.

Como abrir: Menu Lançamentos → Agendamento.

Abas e dados

Figura 76 — Agendamento — aba Tabela

Figura 77 — Agendamento — aba Detalhes

Operação: A barra opera sobre a aba ativa (ver 4.1). Na aba Detalhes informe data/hora, veículo e especialidade e Salve; a aba Tabela lista os agendamentos.

4.17 Requisição/Devolução ao almoxarifado (itens de consumo)

Finalidade: Controla a saída (requisição) e o retorno (devolução) de materiais de consumo do almoxarifado, por mecânico.

Como abrir: Menu Lançamentos → Requisição/Devolução ao Almoxarifado.

Figura 78 — Requisição/Devolução ao almoxarifado

Operação: Informe o material, o mecânico e a quantidade, indicando requisição ou devolução; o movimento ajusta o estoque de consumo.

4.18 Financeiro — visão geral

As telas financeiras controlam os títulos a pagar e a receber e o caixa. São telas de lista+edição (sem abas de itens): use a barra para navegar, incluir, editar, salvar e excluir o título/lançamento corrente.

4.19 Contas a receber

Finalidade: Controla os títulos a receber de clientes (originados de OS, vendas ou lançamento manual).

Como abrir: Menu Lançamentos → Contas a Receber.

Figura 79 — Contas a receber

Operação: Localize o título na lista, inclua/edite os dados e registre o recebimento (baixa), conforme a forma de pagamento.

4.20 Contas a pagar

Finalidade: Controla os títulos a pagar a fornecedores (originados de compras ou lançamento manual).

Como abrir: Menu Lançamentos → Contas a Pagar.

Figura 80 — Contas a pagar

Operação: Inclua/edite os títulos e acompanhe os vencimentos; a quitação pode ser feita aqui ou pela tela de Quitação (4.22).

4.21 Livro caixa

Finalidade: Registra as entradas e saídas do caixa, classificadas por conta.

Como abrir: Menu Lançamentos → Livro Caixa.

Figura 81 — Livro caixa

Operação: Inclua os lançamentos de caixa (entradas e saídas), classificando pela conta; o saldo é apurado a partir dos movimentos.

4.22 Quitação de contas a pagar

Finalidade: Efetua a baixa (quitação) de títulos a pagar, individual ou em lote.

Como abrir: Menu Lançamentos → Quitação de Contas a Pagar.

Figura 82 — Quitação de contas a pagar

Operação: Filtre os títulos em aberto (tabela cpagar), selecione os que serão quitados, informe a data/forma de pagamento e confirme a baixa.

5. Controle de NFe/NFCe

Este menu reúne operações de apoio aos documentos fiscais eletrônicos: status do serviço, cancelamento, associação de documentos já emitidos a OS/vendas e impressão de DANFE. O provedor usado (API ACBr ou ACBrMonitorPLUS) é definido uma única vez nos Dados da Empresa (ver capítulo Administrador); estas telas apenas exibem qual provedor está ativo, sem perguntar de novo.

Figura 83 — Menu Controle de NFe/NFCe aberto

5.1 Verifica status do serviço

Finalidade: Consulta a disponibilidade do serviço da SEFAZ para NF-e/NFC-e.

Como abrir: Menu Controle de NFe/NFCe → Verifica Status do Serviço.

Figura 84 — Verifica status do serviço

Operação: O provedor ativo é mostrado no topo. Acione Verificar; o retorno da consulta aparece na caixa de resultado. Aplica-se apenas a NF-e/NFC-e.

5.2 Cancela DFe

Finalidade: Cancela uma NF-e/NFC-e (por chave) ou uma NFS-e (por número), junto ao provedor.

Como abrir: Menu Controle de NFe/NFCe → Cancela DFe.

Figura 85 — Cancela DFe

Operação: Informe a chave/número e a justificativa, confirme a operação (irreversível); o retorno aparece na caixa de resultado. O certificado é tratado pelo provedor.

5.3 Associa DFe a OS/Venda/Devolução

Finalidade: Vincula uma NF-e/NFC-e já emitida (a partir do XML autorizado) a uma OS, Venda avulsa ou Devolução.

Como abrir: Menu Controle de NFe/NFCe → Associa DFe a OS/Venda/Devol.

Figura 86 — Associa DFe a OS/Venda/Devolução

Operação: Escolha o tipo e informe o número; use Selecionar XML e associar para ler o XML autorizado. O sistema extrai chave, número e protocolo e grava o vínculo (tabela notasfiscais), impedindo duplicidade.

5.4 Associa NFSe a OS/Venda

Finalidade: Vincula uma NFS-e já emitida (a partir do XML) a uma OS ou Venda avulsa.

Como abrir: Menu Controle de NFe/NFCe → Associa NFSe a OS/Venda.

Figura 87 — Associa NFSe a OS/Venda

Operação: Escolha OS ou Venda, informe o número e selecione o XML da NFS-e; o número da NFS-e e o código de verificação são gravados (tabela notasfiscais).

5.5 Imprime DANFE NF-e/NFC-e

Finalidade: Gera/imprime o DANFE de uma NF-e/NFC-e a partir da chave ou do XML.

Como abrir: Menu Controle de NFe/NFCe → Imprime DANFE NFe/NFCe.

Figura 88 — Imprime DANFE NF-e/NFC-e

Operação: Informe a chave (44 dígitos) ou selecione o XML e acione Gerar/Imprimir DANFE; pelo Monitor, informe o caminho do XML. O PDF gerado é aberto ao final.

5.6 Imprime DANFE de NFS-e

Finalidade: Gera/imprime o DANFE (PDF) de uma NFS-e a partir do número ou do XML.

Como abrir: Menu Controle de NFe/NFCe → Imprime DANFE de NFSe.

Figura 89 — Imprime DANFE de NFS-e

Operação: Informe o número da NFS-e ou selecione o XML e acione Gerar/Imprimir DANFE.

6. Administrador

O menu Administrador reúne a configuração do sistema e da empresa, os usuários e suas permissões, e comandos de manutenção. Recomenda-se restringir o acesso a este menu aos responsáveis.

Figura 90 — Menu Administrador aberto

6.1 Cadastro de usuários

Finalidade: Cadastra os operadores do sistema e define o nível de acesso de cada um.

Como abrir: Menu Administrador → Cadastro de usuários.

Figura 91 — Usuários — aba Tabela

Figura 92 — Usuários — aba Detalhes

Operação: Segue o padrão de cadastros (3.1): inclua/edite o usuário e defina seu nível. As permissões finas por rotina são definidas em Restrições de acesso.

6.2 Restrições de acesso

Finalidade: Define, por rotina do sistema, o nível mínimo exigido — controlando quem pode executar cada operação (ex.: editar OS encerrada, aplicar descontos, quitar títulos).

Como abrir: Menu Administrador → Restrições de acesso.

Figura 93 — Restrições de acesso

Operação: Para cada rotina (tabela restri), defina o nível/permissão exigido. Quando um operador sem permissão tenta a operação, o sistema pode solicitar Liberação de acesso (2.4) por um usuário autorizado.

6.3 Configuração de Conexão

Finalidade: Configura o acesso ao banco de dados, a licença do aplicativo e os serviços externos (API fiscal ACBr e ACBrMonitorPLUS).

Como abrir: Menu Administrador → Configuração de Conexão.

Figura 94 — Configuração de Conexão

Operação: Informe os dados de conexão e use Testa conexão; com a conexão e a licença válidas, o botão Aceita Parâmetros grava as configurações (dados de conexão e licença de forma cifrada em arquivo; o Token da API ACBr no banco, em sisparam). Distinção importante: a Licença (app) autentica o uso do sistema; o Token da API ACBr autoriza a emissão fiscal — são valores diferentes.

6.4 Dados da Empresa

Finalidade: Registra os dados cadastrais e fiscais da empresa emitente e define o meio de emissão fiscal.

Como abrir: Menu Administrador → Dados da Empresa.

Figura 95 — Dados da Empresa

Operação: Preencha os dados e grave. O Tipo de emissão de NF é o que determina o provedor exibido nas telas de Controle de NFe/NFCe.

6.5 Configuração de Orçamentos

Finalidade: Define parâmetros padrão dos orçamentos (validade, textos e comportamento).

Como abrir: Menu Administrador → Configuração de Orçamentos.

Figura 96 — Configuração de Orçamentos

Operação: Ajuste os parâmetros e grave; passam a valer para os novos orçamentos.

6.6 Atualizar Peças — Reforma Tributária

Finalidade: Comando transitório que atualiza o cadastro de peças conforme as regras da Reforma Tributária.

Como abrir: Menu Administrador → Atualizar Peças - Reforma Tributária (comando transitório).

Figura 97 — Atualizar Peças — Reforma Tributária

Operação: Execute o comando conforme orientação; é uma rotina pontual de migração, não de uso diário.

6.7 Importação de tabelas — Reforma Tributária

Finalidade: Importa as tabelas oficiais da Reforma Tributária usadas na tributação.

Como abrir: Menu Administrador → Importação de tabelas (Reforma Tributária).

Figura 98 — Importação de tabelas — Reforma Tributária

Operação: Selecione/carregue as tabelas indicadas e confirme a importação.

7. Relatórios

O menu Relatórios oferece consultas gerenciais, financeiras, de estoque e operacionais. Estão organizados em quatro submenus, apresentados a seguir.

Figura 99 — Menu Relatórios aberto

7.1 Padrão das telas de relatório

Cada relatório abre um diálogo de filtros. Os filtros mais comuns são o período (data inicial e final) e seleções específicas (cliente, fornecedor, mecânico, centro de custo, grupo etc.). Após definir os filtros, os botões usuais são Gerar/Visualizar (mostra o resultado, normalmente em PDF/pré-visualização), Imprimir e Sair. Nas seções seguintes descrevemos a finalidade e os filtros de cada relatório; a operação é sempre a mesma: defina os filtros e gere.

7.2 Relatórios administrativos

Relatórios gerenciais sobre clientes, OS e indicadores do negócio.

Figura 100 — Submenu Relatórios administrativos

7.2.1 OS do período

Finalidade: Lista as Ordens de Serviço abertas/movimentadas no período informado.

Figura 101 — OS do período

7.2.2 OS não encerradas

Finalidade: Relaciona as OS ainda em aberto (não encerradas).

Figura 102 — OS não encerradas

7.2.3 OS — abertura x fechamento

Finalidade: Compara datas de abertura e fechamento das OS no período.

Figura 103 — OS — abertura x fechamento

7.2.4 OS de seguradoras

Finalidade: OS vinculadas a seguradoras (sinistros) no período.

Figura 104 — OS de seguradoras

7.2.5 OS sem documento fiscal

Finalidade: OS encerradas sem nota fiscal emitida — apoio à conformidade fiscal.

Figura 105 — OS sem documento fiscal

7.2.6 Atendimentos

Finalidade: Relação de atendimentos no período.

Figura 106 — Atendimentos

7.2.7 Novos clientes no período

Finalidade: Clientes cadastrados no período.

Figura 107 — Novos clientes no período

7.2.8 Estatística de novos clientes por mês

Finalidade: Evolução mensal de novos clientes.

Figura 108 — Estatística de novos clientes por mês

7.2.9 Clientes que não retornaram

Finalidade: Clientes sem retorno após determinado tempo — apoio à retenção.

Figura 109 — Clientes que não retornaram

7.2.10 Estatística de OS por tipo de indicação

Finalidade: Distribuição das OS pela origem/indicação do cliente.

Figura 110 — Estatística de OS por tipo de indicação

7.2.11 Estatística de orçamentos não aprovados

Finalidade: Orçamentos não aprovados por motivo.

Figura 111 — Estatística de orçamentos não aprovados

7.3 Relatórios financeiros

Relatórios de contas, caixa, notas fiscais e desempenho financeiro.

Figura 112 — Submenu Relatórios financeiros

7.3.1 Contas a receber

Finalidade: Títulos a receber em aberto por período/cliente.

Figura 113 — Contas a receber

7.3.2 Contas a pagar

Finalidade: Títulos a pagar em aberto por período/fornecedor.

Figura 114 — Contas a pagar

7.3.3 Contas recebidas

Finalidade: Títulos recebidos (baixados) no período.

Figura 115 — Contas recebidas

7.3.4 Contas pagas

Finalidade: Títulos pagos no período.

Figura 116 — Contas pagas

7.3.5 Contas pagas por centro de custo

Finalidade: Pagamentos agrupados por centro de custo.

Figura 117 — Contas pagas por centro de custo

7.3.6 Compras por centro de custo

Finalidade: Compras agrupadas por centro de custo.

Figura 118 — Compras por centro de custo

7.3.7 Compras com diferença para eventos de pagamento

Finalidade: Divergências entre compras e pagamentos.

Figura 119 — Compras com diferença para eventos de pagamento

7.3.8 OS com diferença para eventos de recebimento

Finalidade: Divergências entre OS e recebimentos.

Figura 120 — OS com diferença para eventos de recebimento

7.3.9 Diário por tipo de pagamento

Finalidade: Movimento diário por forma de pagamento.

Figura 121 — Diário por tipo de pagamento

7.3.10 Movimento de caixa

Finalidade: Entradas e saídas de caixa no período.

Figura 122 — Movimento de caixa

7.3.11 Fechamento de caixa

Finalidade: Apuração do caixa para fechamento.

Figura 123 — Fechamento de caixa

7.3.12 Fluxo de caixa

Finalidade: Projeção/realização do fluxo de caixa.

Figura 124 — Fluxo de caixa

7.3.13 Documentos fiscais de venda

Finalidade: Relação dos documentos fiscais de venda emitidos.

Figura 125 — Documentos fiscais de venda

7.3.14 Notas fiscais emitidas

Finalidade: Notas fiscais emitidas no período.

Figura 126 — Notas fiscais emitidas

7.3.15 Notas fiscais de compra

Finalidade: Notas fiscais de compra lançadas no período.

Figura 127 — Notas fiscais de compra

7.3.16 Extrato de clientes

Finalidade: Movimento financeiro por cliente.

Figura 128 — Extrato de clientes

7.3.17 Extrato de fornecedor

Finalidade: Movimento financeiro por fornecedor.

Figura 129 — Extrato de fornecedor

7.3.18 Gastos por cliente

Finalidade: Total gasto por cliente no período.

Figura 130 — Gastos por cliente

7.3.19 Rentabilidade das OS do período

Finalidade: Margem/rentabilidade das OS no período.

Figura 131 — Rentabilidade das OS do período

7.3.20 Vendas por mecânico

Finalidade: Vendas atribuídas a cada mecânico.

Figura 132 — Vendas por mecânico

7.3.21 Vendas por recepcionista

Finalidade: Vendas atribuídas a cada recepcionista.

Figura 133 — Vendas por recepcionista

7.3.22 Relatório geral de mecânicos

Finalidade: Consolidado de desempenho dos mecânicos.

Figura 134 — Relatório geral de mecânicos

7.4 Relatórios de estoque

Relatórios de inventário, giro e movimentação de peças/materiais.

Figura 135 — Submenu Relatórios de estoque

7.4.1 Inventário de estoque

Finalidade: Posição de estoque (quantidades e valores).

Figura 136 — Inventário de estoque

7.4.2 Itens abaixo do estoque mínimo

Finalidade: Peças com saldo abaixo do mínimo — apoio à reposição.

Figura 137 — Itens abaixo do estoque mínimo

7.4.3 Localização de itens no estoque

Finalidade: Localização física das peças.

Figura 138 — Localização de itens no estoque

7.4.4 Giro de estoque

Finalidade: Giro dos itens no período.

Figura 139 — Giro de estoque

7.4.5 Giro de estoque de um grupo

Finalidade: Giro restrito a um grupo de peças.

Figura 140 — Giro de estoque de um grupo

7.4.6 Compras por peças

Finalidade: Compras detalhadas por peça.

Figura 141 — Compras por peças

7.4.7 Vendas por grupo de peças

Finalidade: Vendas agrupadas por grupo.

Figura 142 — Vendas por grupo de peças

7.4.8 Materiais de consumo por mecânico

Finalidade: Consumo de materiais por mecânico.

Figura 143 — Materiais de consumo por mecânico

7.5 Relatórios operacionais

Relatórios de produção, mão de obra e indicadores operacionais.

Figura 144 — Submenu Relatórios operacionais

7.5.1 Veículos em serviço

Finalidade: Veículos atualmente em atendimento.

Figura 145 — Veículos em serviço

7.5.2 Agendamentos do período

Finalidade: Agendamentos no período informado.

Figura 146 — Agendamentos do período

7.5.3 OS por mecânico

Finalidade: OS atribuídas a cada mecânico.

Figura 147 — OS por mecânico

7.5.4 Horas vendidas por mecânico

Finalidade: Horas de mão de obra vendidas por mecânico.

Figura 148 — Horas vendidas por mecânico

7.5.5 Emprego de mão de obra

Finalidade: Aproveitamento/emprego da mão de obra.

Figura 149 — Emprego de mão de obra

7.5.6 Estatística de mão de obra

Finalidade: Indicadores estatísticos da mão de obra.

Figura 150 — Estatística de mão de obra

7.5.7 Última ocorrência de mão de obra

Finalidade: Última ocorrência de MO por item/serviço.

Figura 151 — Última ocorrência de mão de obra

7.5.8 Rentabilidade de uma OS

Finalidade: Rentabilidade detalhada de uma OS específica.

Figura 152 — Rentabilidade de uma OS

7.5.9 Ticket médio de OS

Finalidade: Valor médio por OS no período.

Figura 153 — Ticket médio de OS

7.5.10 Histórico de carros

Finalidade: Histórico de atendimentos de um veículo.

Figura 154 — Histórico de carros